Đến nội dung chính
Tuyển Dụng
← Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Liên Phong

ADMIN OFFICER – NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH

Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Liên Phong ·
Ứng tuyển tại trang chính thức ↗
Loại hình
Toàn thời gian
Hình thức
Tại văn phòng
Cấp bậc
Nhân viên
Ngành nghề
Hành chính / Văn phòng
Mức lương
12tr - 14tr
Địa điểm
Hồ Chí Minh, Quận 7

Tổng quan

  • Đảm bảo hoạt động vận hành hằng ngày tại văn phòng Hồ Chí Minh: khu vực làm việc, phòng họp, pantry, khu vực tiếp khách và các khu vực sử dụng chung.
  • Theo dõi và phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến điện, nước, điều hòa, internet, máy in, thiết bị văn phòng và các tiện ích chung.
  • Làm đầu mối làm việc với Ban Quản lý tòa nhà về thẻ ra vào, đăng ký khách, thi công/sửa chữa, vận chuyển hàng hóa và các thủ tục vận hành liên quan.
  • Kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất; chủ động đề xuất sửa chữa, bảo trì hoặc thay thế khi cần.
  • Quản lý văn phòng phẩm, nước uống, nhu yếu phẩm, vật tư pantry và hàng hóa tiêu hao; thực hiện cấp phát hợp lý.
  • Tiếp nhận, phân loại và luân chuyển thư từ, bưu phẩm, hồ sơ và hàng hóa gửi đến/đi.
  • Đảm bảo không gian làm việc gọn gàng, chuyên nghiệp, an toàn và phù hợp hình ảnh Công ty.
  • Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua sắm hàng hóa/dịch vụ hành chính từ các phòng ban tại văn phòng HCM.
  • Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá, so sánh phương án và thực hiện đề xuất lựa chọn theo quy trình phê duyệt.
  • Thực hiện đặt hàng; theo dõi tiến độ giao hàng, số lượng, chất lượng và phối hợp nghiệm thu/bàn giao.
  • Quản lý danh sách nhà cung cấp, báo giá, hợp đồng và lịch sử sử dụng dịch vụ; theo dõi chất lượng và đề xuất phương án tối ưu chi phí.
  • Quản lý danh mục tài sản, trang thiết bị và công cụ dụng cụ; thực hiện cấp phát, bàn giao, điều chuyển, thu hồi và kiểm kê định kỳ.
  • Cập nhật biến động tài sản: mua mới, cấp phát, điều chuyển, sửa chữa, mất/hỏng và thanh lý; theo dõi bảo hành/bảo trì.
  • Chuẩn bị hồ sơ đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng; kiểm tra báo giá, hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ trước khi chuyển Kế toán.
  • Theo dõi các chi phí hành chính định kỳ và thời hạn thanh toán; tổng hợp chi phí, hỗ trợ theo dõi ngân sách và lưu trữ hồ sơ.
  • Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và các dịch vụ hậu cần phục vụ công tác theo chính sách Công ty.
  • Chuẩn bị phòng họp, thiết bị, nước uống, tài liệu và hậu cần cho các cuộc họp, đào tạo, phỏng vấn và tiếp khách.
  • Phối hợp tổ chức sinh nhật, Lễ/Tết, chương trình gắn kết, teambuilding, Year End Party và các hoạt động nội bộ tại khu vực HCM.
  • Hỗ trợ chuẩn bị quà tặng, hoa, thiệp, vật phẩm, trang trí, vận chuyển và các hạng mục hậu cần cho hoạt động nội bộ hoặc kinh doanh/Marketing khi được phân công.
  • Theo dõi timeline, nhà cung cấp, chất lượng dịch vụ và chi phí để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.
  • Phối hợp với bộ phận Nhân sự tiếp nhận và triển khai các nhu cầu tuyển dụng tại khu vực Hồ Chí Minh theo kế hoạch được phê duyệt.
  • Hỗ trợ soạn/đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp; theo dõi và cập nhật tình trạng tin tuyển dụng.
  • Tiếp nhận, tổng hợp và hỗ trợ sàng lọc CV theo tiêu chí của từng vị trí.
  • Liên hệ ứng viên, xác nhận thông tin, sắp xếp lịch và gửi thư mời phỏng vấn.
  • Chuẩn bị phòng họp, hồ sơ và các điều kiện cần thiết cho phỏng vấn trực tiếp/online.
  • Phối hợp với HR và Hiring Manager theo dõi kết quả phỏng vấn, cập nhật tình trạng ứng viên và hỗ trợ gửi thông báo kết quả theo hướng dẫn.
  • Hỗ trợ thu thập thông tin/hồ sơ cần thiết của ứng viên trúng tuyển và cập nhật database ứng viên.
  • Hỗ trợ các chương trình tuyển dụng, ngày hội việc làm hoặc hoạt động xây dựng nguồn ứng viên khi có yêu cầu.
  • Phạm vi vị trí là hỗ trợ triển khai; phê duyệt nhu cầu, quyết định tuyển dụng, offer và chính sách thu nhập thuộc HR/Quản lý có thẩm quyền.
  • Tiếp nhận thông tin nhân sự mới từ HR và chuẩn bị checklist onboarding tại văn phòng HCM.
  • Chuẩn bị vị trí ngồi, laptop/thiết bị, văn phòng phẩm, thẻ ra vào và các điều kiện làm việc cần thiết trước ngày nhận việc.
  • Phối hợp với IT và các bộ phận liên quan chuẩn bị email, tài khoản và quyền truy cập theo yêu cầu.
  • Đón tiếp nhân sự mới trong ngày đầu tiên; hướng dẫn thông tin cơ bản về văn phòng, nội quy và các hoạt động hành chính.
  • Hỗ trợ tổ chức Orientation/Onboarding; chuẩn bị tài liệu, phòng họp và các hạng mục hậu cần.
  • Phối hợp giới thiệu nhân sự mới trên các kênh nội bộ và theo dõi hoàn thành checklist onboarding.
  • Hỗ trợ theo dõi trải nghiệm nhân sự trong giai đoạn đầu và chuyển các phản hồi cần thiết đến HR/Quản lý.
  • Khi nhân sự nghỉ việc: phối hợp thực hiện checklist offboarding, thu hồi tài sản/thiết bị/thẻ ra vào, hoàn thiện biên bản bàn giao và phối hợp IT thu hồi quyền truy cập.
  • Phối hợp với HR triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ và hoạt động gắn kết nhân viên tại văn phòng HCM.
  • Soạn thảo và đăng tải các nội dung truyền thông nội bộ theo kế hoạch/phê duyệt: welcome nhân sự mới, sinh nhật, Lễ/Tết, thông báo hoạt động, vinh danh/khen thưởng và các chương trình văn hóa doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ thiết kế hoặc phối hợp chuẩn bị hình ảnh, poster, thiệp, backdrop, standee và các vật phẩm truyền thông đơn giản.

Quyền lợi

Chế độ thưởngDu lịchĐào tạoLaptop / Thiết bị

Tóm tắt thông tin từ tin tuyển dụng chính thức. Xem bản gốc ↗

Quan tâm đến vị trí này?

Bạn sẽ được chuyển đến trang ứng tuyển chính thức của nhà tuyển dụng.

Ứng tuyển tại trang chính thức ↗
Đây là doanh nghiệp của bạn? Nhận quản lý trang, yêu cầu chỉnh sửa hoặc gỡ bỏ
→