Đến nội dung chính
Tuyển Dụng
← Công ty Cổ phần AIPT Việt Nam

Trưởng Nhóm Sales Admin

Công ty Cổ phần AIPT Việt Nam ·
Ứng tuyển tại trang chính thức ↗
Loại hình
Toàn thời gian
Hình thức
Tại văn phòng
Cấp bậc
Trưởng nhóm
Ngành nghề
Kinh doanh / Bán hàng
Mức lương
18tr - 22tr
Địa điểm
Hà Nội, Quận Hoàng Mai

Tổng quan

  • Tổ chức, phân công, điều phối công việc cho các thành viên trong nhóm Sales Admin theo từng mảng: hỗ trợ kinh doanh, đấu thầu, hợp đồng, hồ sơ dự án, thanh toán và hậu mãi.
  • Kiểm soát tiến độ, chất lượng và tính đầy đủ của toàn bộ hồ sơ, tài liệu, báo cáo do nhóm phụ trách trước khi trình Trưởng bộ phận/Ban Giám đốc hoặc gửi khách hàng/chủ đầu tư.
  • Thiết lập kế hoạch công việc tuần/tháng/quý cho nhóm; theo dõi, đôn đốc và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng nhân sự.
  • Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu, phương pháp quản lý hồ sơ, phối hợp nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả vận hành của phòng Kinh doanh.
  • Là đầu mối tiếp nhận yêu cầu từ Trưởng bộ phận/BGĐ và phân bổ nguồn lực phù hợp để đáp ứng tiến độ công việc của phòng.
  • Tổ chức và giám sát công tác hỗ trợ kinh doanh của nhóm, bao gồm: soạn thảo báo giá, hồ sơ năng lực, tài liệu giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, tài liệu demo và các hồ sơ phục vụ bán hàng.
  • Kiểm soát tính chính xác, đầy đủ và thống nhất của báo giá, hồ sơ chào hàng, hồ sơ năng lực trước khi gửi khách hàng.
  • Phối hợp với bộ phận Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán, Xuất nhập khẩu, và các đơn vị liên quan để triển khai các bước chuẩn bị dự án, hồ sơ chào hàng và các đầu mục thương mại.
  • Là đầu mối hỗ trợ làm việc với khách hàng về các nội dung liên quan đến phạm vi công việc, đầu mục hợp đồng, hồ sơ thương mại, thủ tục hành chính và các tài liệu cần thiết trong giai đoạn trước bán hàng.
  • Theo dõi tiến độ xử lý các yêu cầu hỗ trợ từ bộ phận kinh doanh; đảm bảo phản hồi kịp thời, đầy đủ và đúng ưu tiên.
  • Tính pháp lý
  • Tính đầy đủ của biểu mẫu
  • Sự thống nhất giữa hồ sơ kỹ thuật, thương mại, năng lực, tài chính

Yêu cầu

  • Chịu trách nhiệm theo dõi, tổng hợp và cập nhật các giấy tờ pháp lý/pháp nhân phục vụ đấu thầu như: ĐKKD, BCTC, xác nhận không nợ thuế, hợp đồng tương tự, bảo lãnh, ủy quyền và các hồ sơ liên quan khác.
  • Thiết lập danh mục hồ sơ chuẩn phục vụ đấu thầu, quản lý thời hạn hiệu lực của các tài liệu pháp lý để chủ động chuẩn bị trước.
  • Tìm kiếm, theo dõi, sàng lọc và cập nhật thông tin các gói thầu trên hệ thống mua sắm công hoặc các nguồn khác; báo cáo cơ hội thầu phù hợp cho Trưởng bộ phận/BGĐ.
  • Tổng hợp bài học kinh nghiệm sau mỗi gói thầu, cập nhật thư viện hồ sơ mẫu và đề xuất cải tiến để nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu.
  • Quản lý công tác thực hiện hợp đồng và hồ sơ dự án:
  • Tổ chức và giám sát việc soạn thảo, rà soát các tài liệu trong quá trình thực hiện hợp đồng như:
  • Biên bản thương thảo hợp đồng
  • Hợp đồng/Phụ lục hợp đồng
  • Công văn, thông báo, biên bản làm việc
  • Các văn bản và hồ sơ liên quan trong quá trình triển khai dự án.
  • Kiểm soát công tác chuẩn bị hồ sơ bàn giao, nghiệm thu, thanh toán, hồ sơ chất lượng, hồ sơ hoàn công (nếu có) và các biểu mẫu liên quan theo yêu cầu của từng dự án/hợp đồng.
  • Theo dõi tổng thể tình trạng thực hiện hợp đồng, tiến độ dự án, mốc nghiệm thu – thanh toán – bảo hành – quyết toán; chủ động cảnh báo các đầu việc chậm tiến độ hoặc rủi ro hồ sơ.
  • Phối hợp với bộ phận Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán và các đơn vị liên quan để thúc đẩy hoàn thiện hồ sơ, nghiệm thu, thanh toán và thu hồi công nợ khách hàng đúng hạn.
  • Là đầu mối tiếp nhận, phân loại và điều phối xử lý các yêu cầu sau bán hàng, hồ sơ phát sinh, hồ sơ bảo hành/bảo trì/dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng hoặc dự án.
  • Xây dựng và duy trì hệ thống theo dõi trạng thái hợp đồng/dự án, tình hình hồ sơ, công nợ, thanh toán và các đầu việc phát sinh để phục vụ công tác quản trị của phòng.
  • Quản lý hồ sơ, dữ liệu và vận hành hành chính của phòng Kinh doanh:
  • Chịu trách nhiệm tổ chức, kiểm soát việc tập hợp, phân loại, lưu trữ và cập nhật toàn bộ hồ sơ, tài liệu của phòng Kinh doanh theo từng nhóm: hồ sơ khách hàng, hồ sơ chào hàng, hồ sơ thầu, hồ sơ hợp đồng, hồ sơ dự án, hồ sơ thanh toán, hồ sơ hậu mãi.
  • Đảm bảo dữ liệu bản mềm được cập nhật đầy đủ, có cấu trúc, dễ tra cứu trên thư mục dùng chung/phần mềm nội bộ của Công ty.
  • Xây dựng quy định đặt tên file, phân quyền lưu trữ, checklist hồ sơ và cơ chế bàn giao tài liệu trong nội bộ nhóm để hạn chế thất lạc hoặc thiếu hồ sơ.
  • Quản lý, theo dõi việc cập nhật tài liệu đào tạo, tài liệu nội bộ, biểu mẫu chuẩn và các tài liệu nghiệp vụ của phòng lên hệ thống dùng chung/phần mềm nội bộ.
  • Quản lý việc sử dụng tài sản, máy móc, thiết bị, tài liệu được giao cho nhóm; đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm và đúng mục đích.
  • Thực hiện và giám sát việc tuân thủ nội quy, quy định, quy trình làm việc của Công ty trong phạm vi nhóm Sales Admin.
  • Báo cáo, kiểm soát và tham mưu quản trị:
  • Thiết lập và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình công việc của nhóm Sales Admin cho Trưởng bộ phận/Ban Giám đốc.
  • Tổng hợp, phân tích và báo cáo các nội dung liên quan đến:
  • Tiến độ xử lý hồ sơ kinh doanh
  • tình trạng hồ sơ thầu
  • tình trạng thực hiện hợp đồng/dự án
  • tiến độ nghiệm thu, thanh toán, công nợ
  • các vướng mắc, rủi ro và đề xuất phương án xử lý.
  • Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành của phòng Kinh doanh, giảm rủi ro hồ sơ và tối ưu phối hợp liên phòng ban.
  • Tham mưu cho Trưởng bộ phận về phân bổ nguồn lực, cải tiến quy trình, xây dựng KPI và tiêu chuẩn chất lượng công việc cho nhóm Sales Admin.
  • Thành thạo tin học văn phòng căn bản(Word - Excel - Powerpoint). Nhanh nhẹn, nhiệt tình, cẩn thận, có trách nhiệm.
  • Có kiến thức và kinh nghiệm về triển khai mảng dự án.
  • Có kiến thức và kinh nghiệm về triển khai thực hiện hồ sơ thầu, hợp đồng, công văn giấy tờ phục vụ cho dự án, hợp đồng.

Quyền lợi

  • Được hưởng chế độ thưởng doanh thu của phòng kinh doanh
  • Chế độ review lương định kỳ 1 lần/năm hoặc đột xuất.
  • Hưởng đầy đủ quyền lợi của người lao động ngay sau khi ký hợp đồng chính thức: BHXH, BHYT,…
  • Phụ cấp xăng xe, điện thoại, công tác phí, xe đi lại phục vụ công việc theo quy định.
  • Thưởng lễ tết, sinh nhật, hiếu, hỷ, teambuilding …
  • Du lịch nghỉ dưỡng hàng năm
  • Các chính sách khen thưởng, khích lệ đãi ngộ hấp dẫn khác
  • Kinh nghiệm: null Năm
Chế độ thưởngDu lịchĐào tạoPhụ cấpCông tác phíLaptop / Thiết bị

Tóm tắt thông tin từ tin tuyển dụng chính thức. Xem bản gốc ↗

Quan tâm đến vị trí này?

Bạn sẽ được chuyển đến trang ứng tuyển chính thức của nhà tuyển dụng.

Ứng tuyển tại trang chính thức ↗
Đây là doanh nghiệp của bạn? Nhận quản lý trang, yêu cầu chỉnh sửa hoặc gỡ bỏ
→